Uma parceria sólida, impulsionada pela inovação em gestão documental!
A Sapore é referência em qualidade e inovação no setor de alimentação corporativa, e a Image One tem orgulho de ser sua parceira estratégica na transformação digital dos
processos documentais.
A Image One está presente em todas as etapas da jornada do colaborador na Sapore, garantindo segurança, eficiência e conformidade.
Os processos do RH da Sapore possuem uma conectividade de causa e efeito, onde falhas em uma etapa podem impactar todo o ciclo de vida do colaborador dentro da empresa. Por isso, atuamos de forma estratégica e integrada, garantindo que cada
documento e procedimento estejam em conformidade desde o recrutamento até a desmobilização.
Com a expertise da Image One, a Sapore fortaleceu sua governança documental e mitigou riscos trabalhistas por meio de:
“Trabalhar com a Image One neste cenário no qual estamos vivendo só reforça o grande potencial da empresa, que é: foco, determinação e atenta às alterações de cenário.
Fatores estes presentes na mesma que estão sendo de grande estrutura para nossa empresa, em defesas de processos trabalhistas, fiscalizações e até mesmo controle interno de nossa companhia.”
Luís Ricardo Barbosa, Coordenador de RH, Sapore
Verificação da conformidade dos documentos necessários para a conclusão desta etapa inicial, garantindo que qualquer inconsistência seja identificada e corrigida antes da efetivação do recrutado. Isso impede que falhas documentais se propaguem ao longo de toda a jornada do colaborador dentro da empresa, reduzindo riscos trabalhistas e operacionais.
Validação da conformidade dos documentos exigidos para admissão, sanando, de imediato, eventuais falhas documentais do colaborador recém-contratado. Essas falhas, se não corrigidas, podem gerar impactos jurídicos e administrativos no futuro.
Esse processo assegura que todas as exigências legais e normativas sejam
cumpridas já na entrada do profissional na empresa.
Tecnologia que garante autenticidade e segurança na assinatura de documentos digitais, eliminando custos com papel e trazendo eficiência operacional. Utiliza criptografia avançada, assegurando que a assinatura seja inviolável e vinculada de forma única ao signatário, impedindo alterações indevidas ou fraudes. Regulamentada a partir da criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), essa solução traz mais segurança jurídica e agilidade para os processos documentais.
Ferramenta que centraliza e estrutura a gestão documental da Sapore, permitindo consultar o nível de não conformidade e identificar exatamente quais problemas precisam ser corrigidos. O GED possibilita pesquisar quais documentos existem ou não, se estão assinados, vencidos, pendentes ou a vencer, além de mapear os locais com maior incidência de problemas. Os dados gerados podem ser exibidos
graficamente, facilitando análises estratégicas e tomada de decisões assertivas.
Análise detalhada do conjunto documental da empresa, realizada com base em regras previamente definidas, como classificação por tipo, obrigatoriedade, necessidade de valor legal e temporalidade. O objetivo é identificar e corrigir eventuais lacunas na regularidade dos documentos, vinculando as correções necessárias aos departamentos e responsáveis. Isso permite detectar não conformidades antes que elas gerem impactos negativos.
Processo de conversão de documentos físicos em imagens digitais registradas em cartório, garantindo preservação perpétua e valor probatório equivalente ao documento original. Essa digitalização segue as normas do art. 127, inc. VII da LF 6.015/73, combinado com os artigos 142 e 41 da LF 8.935/94, assegurando que os documentos armazenados digitalmente tenham validade legal.
Conversão de arquivos físicos em eletrônicos por meio de scanners de alta produtividade, assegurando a indexação dos documentos com chaves de busca personalizadas conforme a necessidade da Sapore. Esse processo otimiza a recuperação da informação e garante maior controle sobre o acervo documental.
Apoio documental ao Departamento Jurídico da Sapore para processos trabalhistas. Assim que uma ação é iniciada, nossa equipe realiza a pesquisa e levantamento dos documentos necessários para instrução processual, primeiramente no Software GED. Caso seja necessário, acessamos também softwares de terceiros para buscar arquivos digitais complementares, garantindo uma defesa jurídica mais ágil e eficiente.
Gestão documental de colaboradores recém-desligados, garantindo respaldo jurídico. Nossa equipe monitora proativamente as rescisões da última semana e aplica um checklist de conformidade para identificar e cobrar documentos pendentes. Também realizamos a pesquisa de documentos para processos trabalhistas no Software GED e, se necessário, em softwares de terceiros, garantindo defesa jurídica ágil e eficiente.
Conversão de arquivos físicos em eletrônicos para colaboradores ativos e inativos, organizados em dossiês digitais com índices de busca definidos previamente. Esse processo possibilita a realização de análises de conformidade (compliance), permitindo que, caso sejam identificadas falhas, as devidas correções sejam aplicadas antes que se tornem um problema legal ou operacional.
Para garantir que todos os documentos sob responsabilidade do RH da Sapore estejam centralizados em um único repositório, realizamos a importação de arquivos eletrônicos de outros softwares utilizados no suporte ao RH. Esse processo permite que todos os documentos sejam gerenciados no Software GED, assegurando acesso unificado, estruturado e seguro tanto para o RH quanto para o Departamento Jurídico.
Verificação mensal da conformidade dos registros de ponto dos colaboradores ativos, garantindo que todas as marcações estejam corretas e dentro dos parâmetros exigidos por lei. Além disso, essa auditoria verifica a validade dos exames ASO (Admissional, Periódico e Demissional), assegurando que todos os colaboradores estejam com a documentação médica atualizada e evitando riscos trabalhistas.
Processo estruturado para desligamentos urgentes de colaboradores, garantindo que o prontuário esteja 100% regularizado antes da dispensa. Caso a documentação
esteja conforme, nossa equipe sinaliza o aval para a demissão imediata. Caso
contrário, indicamos os documentos faltantes ou irregulares, permitindo que a Sapore corrija as pendências antes da rescisão.
Processo que antecipa o encerramento de operações em unidades da Sapore,
evitando passivos trabalhistas e garantindo que todas as rescisões ocorram sem vícios documentais. Recebemos memorandos de desmobilização, mapeamos os documentos pendentes da unidade a ser fechada e tomamos as providências
necessárias para que nenhum colaborador seja desligado com pendências em seu prontuário.
Acompanhamento contínuo dos documentos do RH para garantir conformidade total.
Com base em relatórios analíticos detalhados, nossa equipe auxilia o RH da Sapore na cobrança de regularizações necessárias, assegurando que todas as pendências apontadas sejam corrigidas. Esse suporte é prestado diariamente, ajudando a empresa a manter um nível mínimo de não conformidades dentro da margem de tolerância estabelecida.
A parceria entre Sapore e Image One trouxe um novo nível de eficiência, segurança e conformidade para a gestão documental. Cada processo está mais rápido, acessível e otimizado, permitindo que a Sapore concentre seus esforços no que realmente importa: a excelência operacional e estratégica.
Juntos, seguimos trabalhando para:
Temos muito orgulho de fazer parte dessa história de sucesso! Agradecemos à Sapore pela confiança e parceria, e reafirmamos nosso compromisso de longo prazo em entregar soluções inovadoras que geram resultados reais.
Somos especialistas em gestão documental, digitalização com valor legal e compliance, garantindo segurança, eficiência e conformidade jurídica para empresas.