VALOR LEGAL

DIGITALIZAÇÃO COM VALOR LEGAL

A solução de Digitalização Registrada® não contempla apenas a guarda e preservação dos documentos, mas aspectos relevantes como redução de custos operacionais, do tempo de espera em obter as informações desejadas e a vantagem de trafegá-las no mundo eletrônico. Nossa solução visa preservar o acervo documental, a sua informação, por tempo muito maior do que a própria durabilidade do papel permite, ainda mais se considerarmos a precariedade nas condições de
armazenamento físico.

 



A Digitalização Registrada® com fé pública é o processo pelo qual mídias digitais, contendo imagens geradas pela trasladação do acervo documental em papel para meio digital, são registradas em Cartório de Registro de Títulos e Documentos – RTD, para fins de guarda e conservação perpétua de seu conteúdo, conforme preceitua o art. 127, inc. VII da Lei Federal 6.015/73, combinado com o art. 142, e art. 41 da Lei Federal 8.935/94. A imagem do documento trasladado para a mídia registrada pode voltar ao papel com valor de original, se acompanhada da certidão de registro típico fornecida pelo Cartório de RTD.

É importante observar que esta solução não pode ser confundida com serviços de digitalização simples, que não tem reconhecimento legal. Tampouco pode ser confundida com a adesão de certificação digital (MP 2200) nos processos atuais das empresas. Já é notória a obrigatoriedade de uso de certificação digital nas rotinas empresariais, como SPED Contábil e Fiscal, além da nota fiscal eletrônica, mas não é sobre isto que versa nossa solução de Digitalização Registrada®, embora a certificação digital seja instrumento essencial para a trasladação e registro eletrônico por Cartório de RTD.
Esta solução aplica-se como uma alternativa juridicamente válida e muito mais conveniente do que a guarda obrigatória de documentos. O raciocínio é basicamente este: em não havendo obrigatoriedade de registro em cartório (art. 129) mas havendo obrigatoriedade de guarda, os documentos podem ser guardados, conservados e perpetuados por Cartórios de Registro de Títulos e Documentos, através de registro eletrônico para efeito de guarda e conservação (art. 127), como alternativa à guarda de documentos físicos por terceiros ou nas instalações do próprio cliente.

Uma vez os documentos trasladados pelo Cartório de RTD do suporte físico para o suporte eletrônico, mais fácil se dá a convergência para a nova realidade fiscal/contábil (como o SPED e Notas Fiscais Eletrônicas) e nova plataforma eletrônica do Poder Judiciário, conforme Lei Federal 11.419/06.
 

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